Google Sheet—สร้าง Drop-down List สำหรับกรอกข้อมูลที่อยู่

จากบทความที่แล้วเรื่องการ สร้างรายชื่อตำบล อำเภอ จังหวัด และรหัสไปรษณีย์ ไว้ใช้งานกันเถอะ ผมพบว่าข้อมูลที่ได้มาพอจะทำการค้นหาหรือต้องการข้อมูลนำมากรอกลงในช่องที่ต้องการก็ค่อนข้างจะลำบากในการที่ต้องมาคอย Filter หาข้อมูลทุกครั้ง เลยคิดว่าจะสะดวกกว่าหรือเปล่าถ้ามี Drop-down List ให้เลือกข้อมูลที่ต้องการใช้งานได้เลย แล้ว Drop-down List ที่ต้องการก็จะต้องเลือกจังหวัดก่อน แล้วค่อยทำการเลือกอำเภอ, ตำบล โดยตัวเลือกจะต้องแสดงข้อมูลให้เลือกเฉพาะในพื้นที่ของจังหวัดนั้นๆ ทำให้ง่ายในการกรอกข้อมูล ถ้าสนใจก็มาลองดูวิธีการทำ Drop-down List แบบนี้กันเลยดีกว่าครับ


— เริ่มจากการจัดฟอร์มการกรอกข้อมูลกันก่อน ผมกำหนดให้เลือก Drop-down List จังหวัดก่อนและจะใช้ข้อมูลจังหวัดที่เลือกนี้เป็นเงื่อนไขไปกำหนดในการหา Filter ข้อมูลอำเภอ, ตำบล และรหัสไปรษณีย์ต่อไป เริ่มจากสร้าง Drop-down List ของจังหวัดก่อน ให้เลือก Cell ที่ต้องการสร้าง Drop-down List ในที่นี้ของผมคือ K2 แล้วไปที่เมนู

Data –> Data validation

— ในช่อง Criteria: ให้เลือก List from a range แล้วกำหนดช่วงของข้อมูลจังหวัดคือ A2:A และกำหนดให้ Reject input กรณีข้อมูลที่กรอกไม่ตรงกับข้อมูลที่มีอยู่ หลังจากนั้นกด Save ได้เลยครับ

— เราก็จะได้ Drop-down List ในการเลือกจังหวัดมาแล้วครับ ลองพิมพ์คำค้นหาก็จะมีให้เลือกตามคำที่ค้นหาด้วยน่ะครับ แต่ถ้าทำแบบนี้ในช่อง Drop-down List เพื่อเลือกอำเภอ, ตำบล และรหัสไปรษณีย์ จะพบว่าจะมีข้อมูลทั้งหมดที่อยู่นอกเหนือพื้นที่ของจังหวัดที่เราเลือกไว้ด้วย แต่ที่ผมต้องการคือจะให้ Drop-down List มีให้เลือกเฉพาะในพื้นของจังหวัดที่เลือกเท่านั้นครับ

— ผมจะทำการเพิ่มคอลัมน์สำหรับการ Filter ข้อมูลอำเภอ ที่อยู่ในพื้นที่ของจังหวัดที่เลือก โดยใช้ฟังก์ชัน QUERY เข้ามาช่วยก็จะได้สูตรในแบบนี้ครับ (เพิ่มเติมสำหรับฟังก์ชัน QUERY)

= QUERY(A2:D,"SELECT B WHERE A = '"&K2&"'")

จากสูตรอธิบายง่ายๆ คือ จากข้อมูลคอลัมน์ A, B, C และ D ให้เลือกข้อมูลในคอลัมน์ B เมื่อคอลัมน์ A มีค่าเท่ากับ K2 (K2 = ชื่อจังหวัดที่เลือก) ก็จะได้ข้อมูลรายชื่ออำเภอที่ Filter มาได้ตามชื่อจังหวัดที่เลือกครับ

— ต่อมาก็ต้องสร้าง Drop-down List เพื่อเลือกอำเภอตามข้อมูลที่ Filter มาได้ โดยค่า Criteria: ให้เลือก List from a range แล้วกำหนดช่วงของข้อมูลอำเภอที่ Filter มาได้ก็คือ F2:F

— จะเห็นได้ว่าในช่อง Drop-down List เพื่อเลือกอำเภอ จะมีให้เลือกเฉพาะในพื้นที่ของจังหวัดที่เลือกเท่านั้นครับ

— สำหรับคอลัมน์สำหรับการ Filter ข้อมูลตำบล ที่อยู่ในพื้นที่ของจังหวัดและอำเภอที่เลือก ก็ใช้ฟังก์ชัน QUERY เข้ามาช่วยเช่นกันก็จะได้สูตรในแบบนี้ครับ

= QUERY(A2:D,"SELECT C WHERE B = '"&K3&"'")

— ต่อมาก็ต้องสร้าง Drop-down List เพื่อเลือกตำบลตามข้อมูลที่ Filter มาได้ โดยค่า Criteria: ให้เลือก List from a range แล้วกำหนดช่วงของข้อมูลตำบลที่ Filter มาได้ก็คือ G2:G

— สำหรับคอลัมน์สำหรับการ Filter ข้อมูลรหัสไปรษณีย์ ที่อยู่ในพื้นที่ของจังหวัดและอำเภอที่เลือก ก็ใช้ฟังก์ชัน QUERY เข้ามาช่วยเช่นกันก็จะได้สูตรในแบบนี้ครับ

= QUERY(A2:D,"SELECT D WHERE B = '"&K3&"'")

— สำหรับข้อมูลรหัสไปรษณีย์จะไม่ทำเป็น Drop-down List แต่จะให้มีข้อมูลขึ้นมาทันทีเมื่อมีการเลือกข้อมูลอำเภอแล้ว ก็กำหนดสูตรได้ตามนี้ครับ

= IF(LEN(K3) = 0, , H2)

— มาดูผลลัพธ์กันครับ


ท้ายสุด การสร้าง Drop-down List สำหรับกรอกข้อมูลที่อยู่ก็เป็นไปตามที่ต้องการครับ หากเพื่อนๆ คนไหนสนใจก็ลองทำตามได้ครับ สุดท้ายอาจจะแยกแผ่นงานของการ Filter ด้วยฟังก์ชัน QUERY ออกจากแผ่นงานข้อมูล และแยกแผ่นงานที่ต้องการกรอกข้อมูลออกไปต่างหากเพื่อความสวยงามและง่ายต่อการทำงาน หวังว่าจะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆ ทุกคนน่ะครับ Happy Life…😁


ประกันรถใกล้หมดแล้ว ไม่อยากจ่ายแพง อยากได้ราคาดีที่สุดคลิกเช็คเบี้ย ฟรี!! ที่นี่ 🔗 https://bit.ly/3sEMzHO

โปรโมชั่น คูปองส่วนลด และดีล ที่ดีที่สุดของร้านค้าออนไลน์กว่า 300 แบรนด์พร้อมรับเงินคืนจาก ShopBack
🔗 https://bit.ly/3c4tlmV

Ruk-Com จดโดเมน-เช่าโฮสต์ ราคาประหยัด พร้อมให้บริการใน 1 นาที
🔗 http://bit.ly/36q8A12