เพิ่มข้อมูลจาก Google Form ลงใน Google Docs แบบอัตโนมัติ

write documents
Photo by Helloquence on Unsplash

ใครหลายคนต้องเคยเจอปัญหาการทำเอกสารที่มีเนื้อหาซ้ำๆ กัน และมีรูปแบบของเอกสารที่เหมือนๆ กันเป็นประจำทุกวัน และมีจำนวนมาก มันคงไม่ใช่เรื่องสนุกหากต้องมาทำเอกสารทีละชุดจนครบ เช่น หากมีข้อมูลลูกค้าที่ทำการสั่งซื้อสินค้า แล้วกำหนดแบบฟอร์มให้ลูกค้ากรอกข้อมูล เราไม่จำเป็นต้องมานั่ง copy & paste ข้อมูลนั้นให้เหนื่อยกันเปล่าๆ ครับ มาดูกันว่าจะทำอย่างไรได้บ้างครับ โดยจะทำใน Google Form, Google Sheet, Google Docs ซึ่งมีให้ใช้กันแบบฟรีๆ อยู่แล้วครับ ดีต่อชาวฟรีแลนซ์ และธุรกิจเล็กๆ แน่นอนครับ ว่าแล้วก็มาเริ่มกันเลย


1. สร้างต้นฉบับเอกสารใน Google Docs ขึ้นมา 1 ไฟล์

กำหนดให้มีข้อมูลที่จะเปลี่ยนแปลงไปตามข้อมูลที่ให้ลูกค้ากรอกมา ได้แก่ ชื่อ(First Name) สกุล(Last Name) หัวข้อ (Title) โดยกำหนดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบ {{ Field to Replace}} ตามตัวอย่างครับ (ส่วนใครจะสร้างแบบไหนก็กำหนดได้เลยครับ)

กำหนดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบ {{ Field to Replace}}

2. สร้างแบบฟอร์มให้ลูกค้ากรอกข้อมูลใน Google Form

กำหนดฟอร์มให้ลูกค้ากรอกข้อมูลตามที่ต้องการได้เลยครับ ตามตัวอย่าง ก็ให้กรอก ชื่อ(First Name) สกุล(Last Name) และหัวข้อ (Title)

การสร้างฟอร์มก็ให้ตั้งชื่อให้สอดคล้องกับไฟล์ต้นฉบับใน google docs

อย่าลืมทำการ link ข้อมูลมาเก็บไว้ที่ Google Sheet เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลไว้ใช้งานด้วยครับ

ข้อมูลที่ได้มาจาก google form

3. เขียน App Script ใน Google Sheet ให้ทำงานแบบอัตโนมัติ

เปิดเมนู Tools → Script editor แล้วก็ให้เราเขียน code การทำงานได้เลยครับโดยขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม ก็จะมีประมาณนี้

ลูกค้ากรอกข้อมูล → ข้อมูลถูกเก็บไว้ที่ Sheet → Copy Docs ไฟล์ต้นฉบับ → ตั้งชื่อไฟล์ Docs พร้อมกำหนดโฟลเดอร์ที่อยู่ → Save ไฟล์ที่สร้างใหม่พร้อมได้ข้อมูลที่ต้องการ

เปิด Script editor แล้ว copy codeไปวางได้เลย

4. เริ่ม Coding กันเลยดีกว่าครับ มาดูหน้าตาของ Code ตัวอย่างนี้กันครับ

สิ่งที่ต้องหามาใส่เพิ่มเติมใน Code ตัวอย่างซึ่งจะเปลี่ยนไปตามผู้ใช้งานน่ะครับก็มี File ID ของไฟล์ต้นฉบับ และ Folder ID ที่จะให้ไฟล์ที่สร้างใหม่อยู่ File ID ก็หาได้จากการเปิดไฟล์ต้นฉบับแล้วดูที่ช่อง url ก็จะเจอครับ https://docs.google.com/document/d/ThisIsFileID/edit

ส่วน Folder ID ก็หาได้จาการเปิดโฟลเดอร์นั้นแล้วดูที่ช่อง url ก็จะเจอเช่นกันครับ https://drive.google.com/drive/u/0/folders/ThisIsFolderID หลังจากนั้นกำหนด Trigger ให้ Script ทำงานเวลาลูกค้ากด Submit ส่งข้อมูลมาครับ ก็ตั้งตามนี้ได้เลยครับ


5. ทดสอบกรอกข้อมูลในฟอร์มแล้วกด Submit ก็จะได้ผลลัพธ์ตามนี้

จะได้ไฟล์ docs มาใหม่ โดยกำหนดให้ตั้งชื่อไฟล์ตาม ชื่อ สกุล ของลูกค้า

เปิดไฟล์มาดูกันครับว่าภายในไฟล์ที่ได้มาเป็นอย่างไร ตรงตามความต้องการหรือไม่


สุดท้าย เราก็จะได้เอกสารที่มีข้อมูล ที่ให้ลูกค้ากรอกมาให้เลย โดยที่ไม่ต้องมาทำการ copy & paste แก้ไขทีละไฟล์งานแล้วครับ หากดูตามตัวอย่างแล้วก็จะเห็นว่าเราสามารถออกแบบเอกสารต้นฉบับ และฟอร์ม ให้ข้อมูลมีสอดคล้องกันได้ตามต้องการได้เลยครับ จะได้ไม่ต้องมาเสียเวลาทำเอกสารทีละชุดแล้วครับ ลืมการ copy & paste ไปได้เลย


โปรโมชั่น คูปองส่วนลด และดีล ที่ดีที่สุดของร้านค้าออนไลน์กว่า 300 แบรนด์พร้อมรับเงินคืนจาก ShopBack
🔗 https://bit.ly/3c4tlmV

Ruk-Com จดโดเมน-เช่าโฮสต์ ราคาประหยัด พร้อมให้บริการใน 1 นาที
🔗 http://bit.ly/36q8A12