ใครหลายคนต้องเคยเจอปัญหาการทำเอกสารที่มีเนื้อหาซ้ำๆ กัน และมีรูปแบบของเอกสารที่เหมือนๆ กันเป็นประจำทุกวัน และมีจำนวนมาก มันคงไม่ใช่เรื่องสนุกหากต้องมาทำเอกสารทีละชุดจนครบ เช่น หากมีข้อมูลลูกค้าที่ทำการสั่งซื้อสินค้า แล้วกำหนดแบบฟอร์มให้ลูกค้ากรอกข้อมูล เราไม่จำเป็นต้องมานั่ง copy & paste ข้อมูลนั้นให้เหนื่อยกันเปล่าๆ ครับ มาดูกันว่าจะทำอย่างไรได้บ้างครับ โดยจะทำใน Google Form, Google Sheet, Google Docs ซึ่งมีให้ใช้กันแบบฟรีๆ อยู่แล้วครับ ดีต่อชาวฟรีแลนซ์ และธุรกิจเล็กๆ แน่นอนครับ ว่าแล้วก็มาเริ่มกันเลย
1. สร้างต้นฉบับเอกสารใน Google Docs ขึ้นมา 1 ไฟล์
กำหนดให้มีข้อมูลที่จะเปลี่ยนแปลงไปตามข้อมูลที่ให้ลูกค้ากรอกมา ได้แก่ ชื่อ(First Name) สกุล(Last Name) หัวข้อ (Title) โดยกำหนดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบ {{ Field to Replace}} ตามตัวอย่างครับ (ส่วนใครจะสร้างแบบไหนก็กำหนดได้เลยครับ)
2. สร้างแบบฟอร์มให้ลูกค้ากรอกข้อมูลใน Google Form
กำหนดฟอร์มให้ลูกค้ากรอกข้อมูลตามที่ต้องการได้เลยครับ ตามตัวอย่าง ก็ให้กรอก ชื่อ(First Name) สกุล(Last Name) และหัวข้อ (Title)
อย่าลืมทำการ link ข้อมูลมาเก็บไว้ที่ Google Sheet เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลไว้ใช้งานด้วยครับ
3. เขียน App Script ใน Google Sheet ให้ทำงานแบบอัตโนมัติ
เปิดเมนู Tools → Script editor แล้วก็ให้เราเขียน code การทำงานได้เลยครับโดยขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม ก็จะมีประมาณนี้
ลูกค้ากรอกข้อมูล → ข้อมูลถูกเก็บไว้ที่ Sheet → Copy Docs ไฟล์ต้นฉบับ → ตั้งชื่อไฟล์ Docs พร้อมกำหนดโฟลเดอร์ที่อยู่ → Save ไฟล์ที่สร้างใหม่พร้อมได้ข้อมูลที่ต้องการ
4. เริ่ม Coding กันเลยดีกว่าครับ มาดูหน้าตาของ Code ตัวอย่างนี้กันครับ
สิ่งที่ต้องหามาใส่เพิ่มเติมใน Code ตัวอย่างซึ่งจะเปลี่ยนไปตามผู้ใช้งานน่ะครับก็มี File ID ของไฟล์ต้นฉบับ และ Folder ID ที่จะให้ไฟล์ที่สร้างใหม่อยู่ File ID ก็หาได้จากการเปิดไฟล์ต้นฉบับแล้วดูที่ช่อง url ก็จะเจอครับ https://docs.google.com/document/d/ThisIsFileID/edit
ส่วน Folder ID ก็หาได้จาการเปิดโฟลเดอร์นั้นแล้วดูที่ช่อง url ก็จะเจอเช่นกันครับ https://drive.google.com/drive/u/0/folders/ThisIsFolderID หลังจากนั้นกำหนด Trigger ให้ Script ทำงานเวลาลูกค้ากด Submit ส่งข้อมูลมาครับ ก็ตั้งตามนี้ได้เลยครับ
5. ทดสอบกรอกข้อมูลในฟอร์มแล้วกด Submit ก็จะได้ผลลัพธ์ตามนี้
จะได้ไฟล์ docs มาใหม่ โดยกำหนดให้ตั้งชื่อไฟล์ตาม ชื่อ สกุล ของลูกค้า
เปิดไฟล์มาดูกันครับว่าภายในไฟล์ที่ได้มาเป็นอย่างไร ตรงตามความต้องการหรือไม่
สุดท้าย เราก็จะได้เอกสารที่มีข้อมูล ที่ให้ลูกค้ากรอกมาให้เลย โดยที่ไม่ต้องมาทำการ copy & paste แก้ไขทีละไฟล์งานแล้วครับ หากดูตามตัวอย่างแล้วก็จะเห็นว่าเราสามารถออกแบบเอกสารต้นฉบับ และฟอร์ม ให้ข้อมูลมีสอดคล้องกันได้ตามต้องการได้เลยครับ จะได้ไม่ต้องมาเสียเวลาทำเอกสารทีละชุดแล้วครับ ลืมการ copy & paste ไปได้เลย
โปรโมชั่น คูปองส่วนลด และดีล ที่ดีที่สุดของร้านค้าออนไลน์กว่า 300 แบรนด์พร้อมรับเงินคืนจาก ShopBack
🔗 https://bit.ly/3c4tlmV
Ruk-Com จดโดเมน-เช่าโฮสต์ ราคาประหยัด พร้อมให้บริการใน 1 นาที
🔗 http://bit.ly/36q8A12